Die Büro 4.0-Strategie steigert die Produktivität in Unternehmen

Nicht wenige Mitarbeiter verlieren den Überblick bei ihrer täglichen Arbeit. Auf ihren Schreibtischen sammeln sich stapelweise Dokumente, die möglichst sofort bearbeitet werden wollen. Hinzu kommen etliche Mails, die beantwortet werden müssen. Oftmals fällt es den Mitarbeitern schwer, wichtige von unwichtigen Informationen zu trennen. Je weniger Informationen letztendlich vernetzt sind, desto stärker sinkt die persönliche Produktivität. Dies muss nicht sein, wenn Unternehmen ihren Mitarbeiter ermöglichen, von extern auf bestimmte Daten zuzugreifen.

Was ist die Büro 4.0-Strategie?

Mit der Büro 4.0-Strategie lässt sich die Produktivität durch eine bessere Vernetzung von Informationen im Alltag steigern. Das intelligente System bietet seinen Nutzern Informationen an, ohne dass sie explizit danach suchen. Die angebotenen Informationen werden dabei nicht willkürlich ausgesucht, sondern orientieren sich an Prozessen oder Projekten, an denen Mitarbeiter arbeiten. Im Zentrum der Informationsbereitstellung stehen Verwaltungsprozesse, die mit Produktionsprozessen verknüpft sind. Typische Beispiele finden sich unter den Rechnungsein- und ausgängen, bei Verträgen, in Personalakten und im allgemeinen Posteingang.

Welchen Nutzen bietet die Büro 4.0-Strategie?

Durch die verbesserte Informationsvernetzung und -bereitstellung sollen Abläufe schlanker und effizienter gestaltet werden. Dies reduziert den Aufwand, senkt Kosten, verhindert die Verschwendung von Ressourcen und schont die Nerven der Mitarbeiter. Ziel ist es, Abläufe so umzugestalten, dass sie optimal auf die Herausforderungen des Alltags zugeschnitten sind. Zwar spielt auch die Automatisierung von Abläufen eine Rolle, technische Details stehen jedoch nicht im Mittelpunkt der Betrachtung.
Beispiele für schlankere Arbeitsabläufe
Umfassende und zeitaufwändige Suchen im System sollen vermieden werden, stattdessen sollen dem Mitarbeiter relevante Informationen möglichst passgenau angeboten werden. Papier soll weitgehend vermieden werden, was eine Umstrukturierung vieler Abläufe erfordert. Dadurch werden auch Doppelarbeiten abgebaut, wie sie beispielsweise häufig im Wareneingang und in der Rechnungsprüfung auftreten können. Mitarbeiter erhalten auch von unterwegs Zugriff auf das System, das sich für alle in der aktuellsten Version befindet. Dies verhindert, dass durch punktuelle Systemupdates oder durch die Verwendung von Insellösungen Informationen verloren gehen. Wo es möglich ist, wird zusätzliche Transparenz geschaffen und die Informationen zwischen den Beschäftigten geteilt. Automatismen und Routinen helfen in der Bewältigung des Arbeitsalltags, sodass keine wichtigen Termine mehr vergessen werden können.

Fazit:

Die Büro 4.0-Strategie stellt im Zeitalter von Digitalisierung und Vernetzung eine sehr gute Möglichkeit dar, um Arbeitsabläufe effizienter und schlanker zu gestalten. Natürlich erfordert die Umstellung ein gewisses Maß an Flexibilität der Mitarbeiter und eine Eingewöhnungsphase. Haben die Beschäftigten das System jedoch erst einmal angenommen, stehen die Chancen gut, dass zusätzliche Potenziale identifiziert werden und die Kosten sinken.