Rechtliche Anforderungen erfüllen, Server entlasten und Daten sichern

E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Denn die fortlaufende Sicherung und langfristige Archivierung von geschäftlichen E-Mails ist für Unternehmen gesetzlich verpflichtend vorgeschrieben.

E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Ist dies nicht der Fall, können rechtliche Konsequenzen die Folge sein. Daher sollten Unternehmen die E-Mail-Archivierung in ihre IT-Sicherheitsstrategie integrieren und professionalisieren.

Moritz Grabow ist Projektmanager bei der Firma Exabyters in Uelzen, er weiß was Unternehmer zu diesem Thema wissen müssen: „Das Gesetz verpflichtet Sie zur E-Mail-Archivierung, da diese unmittelbar mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung verbunden ist. Alle als Handelsbriefe einzustufenden Mails müssen für sechs Jahre, alle steuerrechtlich relevanten E-Mails für zehn Jahre gespeichert werden. Keine dieser E-Mails darf im festgeschriebenen Zeitraum verloren gehen. Den rechtlichen Rahmen für diese Verpflichtung setzt einerseits das Handelsgesetzbuch (HGB), andererseits die Abgabenordnung (AO).

Ist Ihr Unternehmen hier richtig aufgestellt und erfüllt es die rechtlichen Vorgaben? Gerne stehen wir Ihnen für eine unverbindliche und kostenfreie Erstberatung telefonisch unter 0581/97395-154 zur Verfügung.

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