Docuvita
Dokumentenmanagement für Profis
Sie haben noch umfangreichere Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Dann ist die Software docuvita die richtige professionelle Lösung für Sie.
Die offene Architektur von docuvita bietet Flexibilität und Zukunftssicherheit bei einem herausragenden Preis-/Leistungsverhältnis.
Neben den auf den vorigen Seiten beschriebenen Funktionen eines DMS (z.B. in Tobit DAVID) bietet docuvita darüber hinaus:
- Schnittstellen zu Ihrer vorhandenen Software
Ihre vorhandenen Anwendungsprogramme sowie auch Microsoft Office, E-Mail-, Faxsoftware und Scanner lassen sich direkt an docuvita anbinden.
- Volltextsuche dank OCR (automatische Texterkennung)
docuvita durchsucht nicht nur Ihre selbst vergebenen Dokumentennamen, sondern auch die Inhalte der Dokumente selbst - und dies in Sekundenschnelle. Geben Sie etwa als Suchbegriff „Schrauben 3,5x15“ an, werden alle Dokumente angezeigt, die diesen Begriff enthalten, also z.B. Angebote, Lieferscheine und Rechnungen.
- Beliebige Dokumente
Ob PDF Dateien, Office-Dokumente aus Word und Excel, Fotos, Videos, E-Mails, Faxe – Docuvita ist in der Lage, beliebige Dateien unabhängig vom Dateiformat zu archivieren.
- Freie Archivgestaltung passend für Ihr Unternehmen
Ob als Rechnungsarchiv, Personalakte, Projektverwaltung – docuvita ist so frei gestaltbar, dass es sich für beliebige Archivzwecke vollkommen frei einrichten läßt.
- Freie Verschlagwortung und Notizen
Sie wollen zu Ihren Dokumenten noch zusätzliche Informationen speichern, die Sie selbst definieren? Beliebig viele Zusatzfelder, nach denen Sie auch gezielt suchen können, lassen sich für Ihre Dokumente anlegen (z.B. Kundennummer, Datum, Ankreuzfelder für Checklisten, Notizen der Bearbeiter etc.)
- Workflow-Funktionen
Dokumentbasierte Geschäftsprozesse wie Genehmigungen, Freigaben, Kenntnisnahmen und die Einhaltung von Fristen lassen sich fest in docuvita definieren und abarbeiten.
- Automatische Ausgangsbelegarchivierung
Alles, was Sie aus Ihrer Software drucken, kann auch automatisch in docuvita archiviert werden. Dabei werden auch übergebene Informationen wie Kundennummer, Belegnummer etc. für eine einfache Suche automatisch gespeichert. Ihre Kunden brauchen Sie dafür nicht extra in docuvita anzulegen: dies übernimmt das System automatisch für Sie.
- Webviewer
Externe Anwender wie Heimarbeitsplätze oder Außendienstmitarbeiter können über einen gesicherten Internetzugang jederzeit auf für Sie freigeschaltete Dokumente zugreifen.
- Automatisches Scannen von Belegen und Zuordnung mit Barcode
So kleben Sie etwa während des Buchens einer Eingangsrechnung ein Barcodeetikett auf den Originalbeleg. Das Scannen aller Eingangsrechnungen erfolgt dann nachher „in einem Rutsch“: beim Scannen wird jedes Dokument anhand des Barcodes automatisch der richtigen Buchung in docuvita zugeordnet.
Wenn Sie häufig ähnliche Belege bekommen, lassen diese sich so in docuvita „anlernen“, dass das Programm selbständig eine Zuordnung und Verschlagwortung des gescannten Dokuments übernimmt.
- Zugriffsschutz- und Datensicherheit
Natürlich können Sie auch individuelle Rechte in docuvita vergeben, damit jede Person nur die Dokumente ansehen oder bearbeiten darf, für die sie auch berechtigt ist.
- Rechtssichere Archivierung
Durch digitale Signaturen ist es möglich, dass Sie Ihre Rechnungen und andere Dokumente revisionssicher archivieren. So sind Sie in der Lage, die Originaldokumente zu vernichten und viel Platz und Verwaltungsaufwand zu sparen.
Gern überzeugen wir Sie bei einer Vorführung dieser Software im Live-Betrieb von deren Leistungsfähigkeit.
